Outlook

Outlook-Elemente noch schneller mit Tastenkombinationen starten
Sicher kennen Sie die Tastenkombination Strg+n , mit der Sie ein neues Outlook-Element starten. Dadurch wird zum Beispiel im Posteingang ein neue Nachricht geöffnet oder im Aufgabenordner eine neue Aufgabe.
Wenn Sie dagegen im Posteingang eine neue Aufgabe schnell per Tastenkombination starten möchten, dann funktioniert das nicht mit Strg+n . Hier benötigen Sie Tastenkombinationen, die unabhängig vom aktuellen Ordner funktionieren:

Neues Element	Tastenkombination
Aufgabe	Umschalt+Strg+t
Aufgabenanfrage	Umschalt+Strg+z
Besprechungsanfrage	Umschalt+Strg+q
E-Mail	Umschalt+Strg+m
Journaleintrag	Umschalt+Strg+j
Kontakt	Umschalt+Strg+c
Notiz	Umschalt+Strg+n
Ordner	Umschalt+Strg+e

So gehen Ihnen ganztägige Ereignisse im Kalender nicht verloren
Wenn Sie den Outlook-Kalender in der Tagesansicht betrachten, erscheinen ganztägige Ereignisse (Geburtstage, Feiertage, individuelle Ferientermine usw.) als Balken über dem Stundenplaner. Hundertprozentig verlässlich ist das System allerdings nicht, denn je nach Bildschirmauflösung ist die Anzahl der gleichzeitig darstellbaren Tagesereignisse auf 9 bis 28 begrenzt. Outlook behält sich immer etwa die Hälfte des Kalenderfensters für die Anzeige der Uhrzeitskala vor. Wenn Sie Pech haben, unterschlägt Outlook dabei einfach alle ganztägigen Ereignisse, die nicht mehr auf den Bildschirm passen.

Dieses Verhalten ist systembedingt und lässt sich leider nicht abstellen. Um dennoch einen Überblick über alle Ereignisse eines Tages zu bekommen, können Sie aber eine neue Kalenderansicht einrichten:

1. Wechseln Sie in Ihren Kalender.
2. Öffnen Sie das Menü Ansicht und in Outlook 2003 auch noch das Untermenü Anordnen nach. Dann wählen Sie Aktuelle Ansicht und anschließend Ansichten definieren .
3. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
4. Geben Sie der Ansicht einen Namen wie "Alle ganztägigen Ereignisse". Außerdem aktivieren Sie den Ansichtentyp Zeitskala. Danach klicken Sie auf Ok .
5. Im nächsten Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern.
6. Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert und definieren Sie ein Auswahlkriterium, das die Anzeige auf ganztägige Ereignisse beschränkt. Dazu klicken Sie die Schaltfläche Feld an und wählen im aufklappenden Menü erst Alle Terminfelder und dann Ganztägig. Den Eintrag im Feld Wert ändern Sie in Ja, sodass der vollständige Ausdruck Ganztägig entspricht Ja lautet. Aktivieren Sie das Kriterium, indem Sie auf Zur Liste hinzufügen klicken und das Dialogfenster mit Ok verlassen.
7. Klicken Sie noch einmal auf Ok , um zur Liste mit den verfügbaren Ordneransichten zurückzukehren.
8. Dort wählen Sie Ansicht übernehmen, womit Sie sofort zur neuen Zeitskala-Darstellung wechseln.

So verschicken Sie Ihre Kontaktinformationen per E-Mail
Sie wollen Ihre Anschrift, Telefonnummer usw. per E-Mail übermitteln? Sie können Ihre Kontaktinformationen als Text in einer E-Mail-Nachricht senden. Wesentlich komfortabler ist es für den Empfänger jedoch, wenn Sie die Daten als elektronische Visitenkarte übertragen. Das erreichen Sie mit folgenden Schritten:

1. Legen Sie im Outlook-Kontaktordner einen neuen Kontakt an und geben Sie darin Ihre persönlichen Daten wie Name, Anschrift, Telefon-, Faxnummer usw. ein. Anschließend Speichern und schließen Sie Ihre Kontaktinformationen.
2. Öffnen Sie Ihren eigenen Kontakteintrag sofort wieder.
3. Wählen Sie im Menü Aktionen den Befehl Als vCard weiterleiten.
4. Daraufhin öffnet sich automatisch ein neues E-Mail-Fenster mit Ihrer elektronischen Visitenkarte als Dateianhang. Sie müssen nur noch den Empfänger auswählen und gegebenenfalls eine Grußbotschaft als Nachrichtentext eingeben. Danach klicken Sie auf Senden.

Benachrichtigungen über neue E-Mails länger eingeblenden
Wenn Sie Outlook 2003 im Hintergrund geöffnet haben, werden Sie automatisch über neu eingetroffene E-Mails informiert. Auf dem Desktop erscheint dann eine Meldung, die den Absender, den Betreff und den Textanfang enthält. Das Problem: Diese Desktop-Benachrichtigung wird nur sehr kurz eingeblendet. Aber das können Sie ganz leicht wie folgt ändern:

1. Wählen Sie Extras-Optionen und wechseln Sie dann auf die Registerkarte Einstellungen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen.
3. Im folgenden Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Erweiterte E-Mail-Optionen .
4. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Desktopbenachrichtigungseinstellungen und legen Sie im folgenden Dialogfenster die Dauer der Einblendung auf 30 Sekunden fest, indem Sie den Schiebeschalter mit der Maus nach rechts ziehen.
5. Bestätigen Sie abschließend alle Dialogfenster mit Ok .

Ausdrucken der Aufgaben mit Zeitskala
Vielleicht Wissen Sie wie Sie sich Ihre Aufgaben mit einer übersichtlichen Zeitskala anzeigen lassen können. Dazu wählen Sie einfach Ansicht-Aktuelle Ansicht-Aufgaben in Zeitskalaansicht (Outlook 98/2000/2002) bzw. Ansicht-Anordnen nach-Aufgaben in Zeitskalaansicht (Outlook 2003).
Aber wissen Sie auch, wie Sie die Zeitskala in dieser Ansicht jetzt ausdrucken können, obwohl Outlook hierfür keine Druckoption anbietet? So geht's:

1. Drücken Sie die Taste Druck, um eine Kopie des Bildschirms in der Zwischenablage abzulegen.
2. Starten Sie dann Word mit einem neuen Dokument.
3. Drücken Sie die Tastenkombination Strg+v , um die Bildschirmkopie einzufügen.
4. Drucken Sie das Dokument jetzt wie gewohnt aus.

So versenden Sie eine Internet-Seite per E-Mail
Sie möchten gerne auf eine interessante Seite im Internet aufmerksam machen? Das Problem, nicht alle KollegInen kommen ins Internet. Dann versenden Sie statt des aus dem Internet Explorers kopierten Links die komplette Internet-Seite:

1. Wechseln Sie in Outlook zu Outlook Heute.
2. Rufen Sie Ansicht-Symbolleisten-Web auf. Daraufhin wird die Symbolleiste Web mit dem Adressfeld angezeigt.
3. Geben Sie die gewünschte Internet-Adresse ein, indem Sie sie im Adressfeld des Internet Explorers markieren, dann per Strg+c kopieren und anschließend mit Strg+v in das Adressfeld der Web-Symbolleiste eintragen. Nachdem Sie mit Return bestätigt haben, wird im Fenster von Outlook Heute die Internet-Seite angezeigt.
4. Wählen Sie abschließend Aktionen-Webseite Als E-Mail senden.

So bestimmen Sie den ersten Kontakteordner für E-Mail-Empfänger BR> Das Problem kennen Sie vielleicht: Immer wenn Sie eine E-Mail schreiben und auf die An-Schaltfläche klicken, kommen die falschen Adressen. Es wäre so praktisch, wenn Outlook zum Beispiel gleich die Adressen aus dem Kunden-Kontakteordner anzeigen würde. Aber nein, da stehen immer erst irgendwelche Namen, die Sie so gut wie nie brauchen. Das muss nicht so sein! Mit den folgenden Schritten bringt Sie die An-Schaltfläche sofort in den am häufigsten benutzten Kontakteordner :

1. Wählen Sie Extras-Adressbuch
2. Im Dialogfenster Adressbuch rufen Sie Extras-Optionen auf.
3. Öffnen Sie die Dropdown-Liste Dieses Adressbuch zuerst anzeigen und wählen Sie den am häufigsten gebrauchten Kontakteordner aus.
4. Bestätigen Sie die Einstellung mit Ok und schließen Sie danach das Dialogfenster Adressbuch.