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Zitatenschatz
Dietmar Keune


Für das Können gibt es nur einen Beweis: das Tun.
Marie von Ebner-Eschenbach Öst. Schriftstellerin (1830-1916)

PowerPoint


Richten Sie alle Objekte einer Folie horizontal aus
Verbessern Sie den optischen Eindruck Ihrer Präsentation ganz einfach, indem Sie alle Objekte "relativ zur Folie" ausrichten. Und so gehen Sie vor:

  1. Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen.
  2. Zeigen Sie auf den Befehl Ausrichten und verteilen. Daraufhin öffnet sich ein Untermenü.
  3. Klicken Sie auf den Eintrag Im Verhältnis zur Folie (Powerpoint 97) bzw. Relativ zur Folie (Powerpoint 2000/2002/2003), sodass er mit einem Häkchen versehen ist.
  4. Jetzt können Sie sich daran machen, Ihre Objekte auszurichten, zum Beispiel alle horizontal zu positionieren:
  5. Wählen Sie ein oder mehrere Objekte aus, indem Sie sie mit gedrückter Umschalt-Taste anklicken. Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen.
  6. Zeigen Sie auf den Befehl Ausrichten und verteilen. Daraufhin öffnet sich ein Untermenü.
  7. Klicken Sie auf den Eintrag Horizontal zentrieren.

Firmenlogo auf jeder Folie einfügen
Wenn eine Grafik, zum Beispiel das Firmenlogo, auf jeder Folie Ihrer Präsentation erscheinen soll, müssen Sie sie nicht jedes Mal von Hand einfügen. Es genügt, wenn Sie diesen Vorgang einmal ausführen.Um eine Grafik auf allen Folien Ihrer Präsentation einzufügen, wählen Sie einfach Ansicht-Master-Folienmaster. Fügen Sie jetzt die Grafik wie gewohnt ein und platzieren Sie sie auf dem Folienmaster. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie in der Menüleiste Folienmasteransicht auf die Schaltfläche Masteransicht schließen


So erhalten Sie stets das aktuelle Datum auf Ihren Folien
Wenn Sie Wert auf Aktualität legen, dann müssen Sie vor der Präsentation nicht jedes Mal alle Folien mit dem neuen Datum versehen. Überlassen Sie Powerpoint ganz einfach diese Aufgabe, indem Sie einmal den richtigen Platzhalter wie folgt einfügen:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Präsentation und rufen Sie Ansicht-Kopf- und Fußzeile auf.
  2. Im folgenden Dialogfenster wechseln Sie auf die Registerkarte Folie. Aktivieren Sie hier als Erstes das Kontrollkästchen Datum und Uhrzeit und dann die Option Automatisch aktualisieren.
  3. Klicken Sie dann auf den Dropdown-Pfeil des darunter stehenden Feldes und wählen Sie das gewünschte Datumsformat.
  4. Aktivieren Sie noch das Kontrollkästchen Auf Titelfolie nicht einblenden. So erreichen Sie, dass die Titelfolie kein Datum erhält.
  5. Um das Datum für alle Folien außer der Titelfolie (s. Schritt 4) in der Fußzeile einzusetzen, klicken Sie jetzt auf Für alle übernehmen.
Ab sofort erscheint das aktuelle Datum automatisch in der Fußzeile jeder Folie - mit Ausnahme der Titelfolie.


So stellen Sie fest, wie lange eine Präsentation läuft
Um festzustellen, wie lange die Präsentation läuft, machen Sie einfach einen Probelauf. Powerpoint misst dabei automatisch die abgelaufene Zeit pro Folie und für die komplette Präsentation. Und so gehen Sie vor:

  1. Starten Sie den Probelauf, indem Sie Bildschirmpräsentation-Neue Einblendzeiten testen aufrufen. Anschließend wird das Probelauffenster mit der Symbolleiste Probelauf eingeblendet. Die linke Zeitangabe gibt Auskunft darüber, wie lange die aktuelle Folie eingeblendet ist. Die rechte Zeitangabe zeigt die Gesamtdauer der bisher abgespielten Präsentation an.
  2. Starten Sie die Präsentation per Mausklick. Sprechen Sie langsam den Text der aktuellen Folie. Achten Sie außerdem darauf, dass dem Publikum genügend Zeit bleibt, Grafiken und Diagramme zu betrachten. Klicken Sie jeweils auf das Pfeil-Symbol in der Probelauf-Symbolleiste, um fortzufahren.
  3. Unterbrechen Sie die Präsentation, zum Beispiel um sich Notizen zu machen, indem Sie auf das Anhalten-Symbol klicken. Ein erneuter Klick auf das Pfeil-Symbol setzt die Präsentation und die Uhr wieder in Gang.
  4. Wollen Sie die gerade angezeigte Folie nochmals durchgehen, klicken Sie auf das Symbol Wiederholung. Anschließend wird die neue Zeit übernommen.
  5. Bestätigen Sie am Ende des Probelaufs das Speichern der Zeiten mit einem Klick auf Ja.
Anschließend können Sie die Anzeigezeiten der einzelnen Folien noch einmal in der Foliensortieransicht überprüfen


So platzieren Sie eine Grafik exakt in der Folienmitte
Es ist sehr mühselig, eine Grafik auf einer Folie so mit der Maus zu verschieben, das sie zentriert erscheint. Nutzen Sie stattdessen den Menübefehl, der sich nicht in dem gewohnten Powerpoint-Menü befindet, sondern auf der Zeichnen-Symbolleiste. Hier finden Sie alle Befehle, um Objekte sowohl horizontal als auch vertikal auf der Folie zu zentrieren oder exakt in die Seitenecken zu setzen. Durch die geschickte Kombination der vorhandenen Befehle im Menü Ausrichten oder verteilen platzieren Sie Ihre Grafik wie gewünscht:

  1. Markieren Sie die Grafik und klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen. Wenn die Zeichnen-Symbolleiste im Moment nicht sichtbar ist, aktivieren Sie sie mit Ansicht-Symbolleisten-Zeichnen.
  2. Zeigen Sie dann mit dem Mauszeiger auf das Menü Ausrichten oder verteilen. Daraufhin wird es geöffnet.
  3. Klicken Sie nun auf den Eintrag Relativ zur Folie
  4. Klicken Sie jetzt erneut auf die Schaltfläche Zeichnen.
  5. Im Menü Ausrichten oder verteilen stehen Ihnen jetzt mehrere Einträge zur Verfügung, mit denen Sie die Grafik exakt auf der Folie platzieren können.
  6. Zum Zentrieren Ihrer Grafik wählen Sie nacheinander die Einträge Horizontal zentrieren und Vertikal zentrieren. Beachten Sie, dass Sie dazu jeweils erst Zeichnen-Ausrichten oder verteilen wie gerade beschrieben aufrufen müssen.
Ihre Grafik wird anschließend auf der Folie zentriert.
Tipp: Entsprechend dazu platzieren Sie Ihre Grafik beispielsweise mit den Einträgen Rechtsbündig- und Untenausrichten in die rechte untere Ecke der Folie und mit Linksbündig- und Obenausrichten in die linke obere Ecke.


Wie Sie schnell zur gewünschten Folie wechseln
Sie wollen in Ihrer Präsentation Vor- und Zurückspringen? Dann gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wenn Sie die Foliennummer kennen, dann wechseln Sie während der Präsentation einfach zur entsprechenden Folie, indem Sie die Nummer über die Tastatur eingeben und Return drücken.
  2. Haben Sie nicht die Foliennummern im Kopf - und das wird wohl in den meisten Fällen so sein -, dann nutzen Sie den Foliennavigator. Sie aktivieren ihn wie folgt:
  3. Wählen Sie Extras-Optionen und wechseln Sie auf die Registerkarte Ansicht.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Popupmenü beim Klicken mit der rechten Maustaste und bestätigen Sie mit Ok.
Anschließend ist der Foliennavigator aktiv. Um ihn während der Präsentation aufzurufen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen den Eintrag Gehe zu und dann Foliennavigator. Anschließend werden alle Folien mit ihren Titeln in einem Dialogfenster angezeigt. Um zu einer bestimmten Folie zu gelangen, wählen Sie diese mit der Maus aus und klicken auf die Schaltfläche Gehe zu


Wie Sie schnell die Schriftart in einer fertigen Präsentation austauschen
Sie haben Ihre Präsentation erstellt, möchten nun aber statt der Schriftart "Times New Roman" lieber die Schriftart "Arial" verwenden? Das geht schneller, als Sie vielleicht vermuten: /FONT>

  1. Laden Sie die gewünschte Präsentation und klicken Sie auf ein Textobjekt, das die Schriftart "Times New Roman" enthält.
  2. Rufen Sie Format-Schriftarten ersetzen auf.
  3. Im Dialogfenster Schriftarten ersetzen wählen Sie im oberen Dropdown-Listenfeld Ersetzen die alte Schriftart Times New Roman. Wählen Sie nun im Dropdown-Listenfeld Durch die gewünschte Schriftart Arial aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Ersetzen.
  4. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Schließen.
Alle Textobjekte, die bisher in der Schriftart "Times New Roman" gesetzt waren, erhalten jetzt auf einen Schlag die neue Schriftart "Arial".


Führungslinien per Tastatur schnell ein- und ausblenden
Beim Zeichnen und Ausrichten der Objekte auf den Folien sind die Führungslinien ein wertvolles Hilfsmittel. Diese Hilfslinien können Sie über das Menü Ansicht ein- und ausblenden. Noch schneller als der Weg über das Menü ist jedoch die Verwendung einer Tastenkombination. Drücken Sie in PowerPoint 97/2000 Strg+g, um die Führungslinien einzuschalten. Drücken Sie erneut Strg+g, um sie wieder auszuschalten. In PowerPoint 2002/2003 schalten Sie die Führungslinien mit der Tastenkombination Alt+F9 ein und wieder aus.


Wie Sie die automatischen Nummerierungen ausschalten
Hat es Sie auch schon irritiert, dass PowerPoint automatisch Nummerierungen produziert, wenn Sie in einem Textfeld zu Beginn der Zeile eine Ordnungszahl eingeben? Schreiben Sie beispielsweise in ein Textfeld "1. Juni" und drücken die Return-Taste, dann erscheint in der neuen Zeile "2." - und das Datum in der ersten Zeile wird ebenfalls in eine Nummerierung verwandelt. In Word wird dieses Verhalten über die Einstellungen für die AutoKorrektur geregelt. In PowerPoint schalten Sie diesen Automatismus so ab:

  1. Wählen Sie Extras-Optionen
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Bearbeiten
  3. Deaktivieren Sie dort das Kontrollkästchen vor AutoFormat während der Eingabe
  4. Schließen Sie mit einem Klick auf Ok ab.
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